Podróżą służbową kierowcy jest:
-
każde zadanie służbowe, polegające na wykonaniu na polecenie pracodawcy przewozu poza miejscowość, w której znajduje się jego siedziba lub inne miejsce prowadzenia przez niego działalności, tj. oddział, filia lub przedstawicielstwo,
-
każdy wyjazd poza taką miejscowość, mający na celu wykonanie przewozu.
Polecenie wyjazdu służbowego nie musi być wyrażone w szczególnej formie. Jednak do celów dowodowych oraz w celu rozliczenia delegacji zalecana jest ta pisemna. Najczęściej stosowany druk delegacji jest z jednej strony uznawany za polecenie służbowe, a z drugiej za dokument, na podstawie którego pracodawca rozlicza koszty delegacji. To firma decyduje, czy stosuje taką formę polecenia delegacji.
Pracodawca wydając pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego, musi pamiętać o tym, aby zawierało ono niezbędne informacje, takie jak:
-
cel wyjazdu – należy określić, jakie zadania ma wykonać pracownik,
-
miejsce rozpoczęcia podróży służbowej − miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży,
-
termin wyjazdu oraz czas jego trwania,
-
rodzaj środka transportu,
-
ewentualna zaliczka na pokrycie kosztów podróży − jeśli kierowca otrzyma taką zaliczkę, pracodawca powinien określić jej wysokość.
Rozliczenie czasu pracy kierowców w czasie delegacji jest dokonywane na podstawie zapisów w tachografie cyfrowym, co dodatkowo ułatwia wykazanie rzeczywistego czasu pracy podczas podróży służbowej. Dzięki temu można zwolnić kierowców z obowiązku rozpisywania dokumentu delegacji po powrocie lub nawet przestać wydawać takie dokumenty.
-
art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. − Kodeks pracy (Dz.U. z 1974 r. nr 24, poz. 141),
-
rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
