Księgowe dokumenty, które operator systemu viaTOLL przesyła firmom korzystającym z samochodów czy zespołów pojazdów (np. auto osobowe z przyczepą) o dopuszczalnej masie powyżej 3,5 tony, a także autobusów, utrudniają im rozliczanie podatków.
Nota bez ważnych danych
Dla tych pojazdów obowiązuje elektroniczny pobór opłat na autostradach płatnych, drogach szybkiego ruchu oraz wybranych drogach krajowych. Firmy nie wiedzą jednak, czy dany przejazd mogą potraktować jako koszt podatkowy, bo nie mają pewności, czy został opłacony. Problem wynika z dokumentów, które przesyła im operator po zakończeniu miesiąca, aby rozliczyć przejazdy w systemie przedpłaconym (firma wpłaca na konto określoną kwotę, która jest pomniejszona o opłatę naliczaną za każdym razem, gdy jej pojazd wyposażony w urządzenie viaBOX przejeżdża pod bramownicą). W nocie jest informacja, że wprawdzie przejazdy są opłacane, ale nie dotyczy to transakcji, w przypadku których w momencie przejazdu nie było wystarczających środków na koncie.
Sami zainteresowani skarżą się, że dopiero po kilku miesiącach (lub nawet po roku) dostają informację z Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (z podaniem miejsca, daty i samochodu, do którego się odnosi) o tych nieopłaconych przejazdach. Dotyczy to zaległości wynoszących zarówno kilkadziesiąt groszy, jak i kilkaset złotych.
Firmy nie mogą wcześniej sprawdzić, czy taka sytuacja miała miejsce. A często się to zdarza nie tylko z winy firmy – np. z powodu problemów technicznych system rejestruje przejazd, ale nie potrąca kwoty.
Korekta z opóźnieniem
Aldona Biały, doradca podatkowy z biura rachunkowego Enter (które obsługuje firmy korzystające z viaTOLL), wskazuje, że problem z rozliczeniem podatkowym powstał w tym roku. Od 1 stycznia regulacje nakazują bowiem przedsiębiorcom korygować (pomniejszać) koszty uzyskania przychodów o kwoty wynikające ze zobowiązań nieuregulowanych w ciągu 30 dni od terminu płatności.
– Jak jednak można to zrobić, jeżeli firma nie ma świadomości, że taka sytuacja miała miejsce – pyta rozmówczyni. Dlatego korektę rozliczenia podatku dochodowego można zrobić dopiero wtedy, gdy taka informacja, czasem po kilku miesiącach, dotrze najpierw do przedsiębiorcy.
Wówczas – jak wyjaśnia Aldona Biały – trzeba też zapłacić zaległy podatek i odsetki za zwłokę.
Według Marcina Kolmasa, doradcy podatkowego w Grupie Gumułka, taki stan rzeczy jest uciążliwy dla podatnika i pracochłonny dla księgowych.
Ekspert tłumaczy, że wzór noty księgowej, zasady i terminy jej wystawiania nie zostały określone w przepisach. Aby nota mogła stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych, musi spełnić ogólne warunki określone dla dowodów księgowych w art. 21 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Musi zawierać m.in. opis operacji i jej wartość.
– Dokumenty, które zawierają zastrzeżenie, że przejazdy są opłacone, z wyjątkiem tych, w przypadku których nie było wystarczających środków na koncie w systemie przedpłaconym, są dla podatnika kłopotliwe – podkreśla rozmówca.
Dodaje, że w praktyce zalicza się w koszty całą wartość z tego dokumentu. Podatnik, który po dłuższym czasie dowiedział się, że kwota uwzględniona w kosztach jednak nie została zapłacona, powinien pomniejszyć koszty w okresie, w którym przypada 30. dzień od daty upływu terminu zapłaty, do której nie doszło.
Operator systemu viaTOLL zapewnia, że od grudnia przedsiębiorcom będą przekazywane informacje o kwotach należnych i uiszczonych.
